Si vives en un edificio con varios vecinos sabrás que las reuniones de comunidad no son tarea fácil. Hay situaciones que nos hacen plantear la necesidad de que la comunidad tenga un administrador y para decidir correctamente conviene saber cuáles son exactamente las tareas que desempeña.
¿Tu comunidad tiene administrador de fincas? La complejidad de los requisitos legales y administrativos de una comunidad de vecinos convierte a esta figura casi en imprescindible.
¿De qué se encarga el administrador?
Ante todo, debes tener claro que es un profesional independiente que administra los elementos comunes de la colectividad de propietarios. Sus funciones conforme a la ley son las de secretario de la comunidad (custodia su documentación, da fe de los acuerdos tomados y expide certificaciones del estado de pagos), aunque en la práctica sus funciones sean mucho más amplias.
- Asesoría jurídica, fiscal, laboral y técnica en temas que afecten a la comunidad.
- Mediación entre propietarios o entre estos y algún vecino, para evitar litigios y facilitar la convivencia.
- Contabilidad de la comunidad, elaborando los presupuestos y liquidaciones anuales, u ocupándose de los cobros y pagos para cubrir los diversos gastos de la finca.
- Gestión. Realiza el seguimiento de averías y proveedores y las gestiones ante organismos oficiales por delegación del presidente de la comunidad.
El administrador debe estar colegiado
Se accede a la profesión de administrador de fincas con determinadas carreras universitarias (Derecho, Economía; Arquitectura, etc.) más la adhesión a un colegio profesional de Administradores o bien mediante la obtención del titulo de Estudios Inmobiliarios, más la colegiación.
Un administrador colegiado es una garantía para quien le contrata, ya que está sujeto al régimen disciplinario y al control de su colegio profesional, que habrá comprobado previamente que posee los títulos necesarios para ejercer.
Es necesario elegir un administrador anualmente. Si se cambia por uno nuevo antes de acabar este periodo, el administrador anterior tiene derecho a cobrar los honorarios de todo el año.
Aclaraciones útiles acerca de su trabajo
- Convocatorias: Aunque sea el administrador quien remita las cartas o los correos electrónicos a los propietarios para citarles a una reunión de la comunidad (física o por video conferencia), es al presidente a quien le corresponde siempre convocar dichos encuentros.
- Hay que distinguir sus honorarios y los gastos de comunidad: El administrador pasará al cobro los recibos generadores por la finca y de ahí sacará el dinero para pagar luz, agua, limpieza, … y también su retribución.
- Alternativa: En caso de no tener administrador, el propietario que actúe como secretario deberá llevar el libro de actas y dar fe de los acuerdos de pagos, y el presidente se ocupará de las funciones de gestor.
Pide un presupuesto
Antes de cerrar la contratación de los servicios de un administrador de fincas, hay que comprobar que esté colegiado y en segundo lugar, cuanto cobrará. Para eso, hay que pedir un presupuesto de honorarios en el que estén claramente desglosadas las funciones que están contempladas y las que no, además de si existen límites: por ejemplo, el número de reuniones extraordinarias incluidas.
